19 ترفند برای استفاده حرفهای از Microsoft Planner
مایکروسافت Planner ابزاری قدرتمند برای مدیریت پروژهها و وظایف تیمی است. با بهرهگیری از این ترفندها میتوانید بهرهوری خود و تیمتان را به طور چشمگیری افزایش دهید.
در این پست، 19 ترفند کاربردی برای استفاده حداکثری از Planner را با شما به اشتراک میگذاریم:
- ✳️
1. راهاندازی برنامههای متنوع:
برای هر پروژه، تیم یا هدف، یک برنامه جداگانه ایجاد کنید تا وظایف به خوبی دستهبندی شوند. - ✳️
2. بهرهگیری از سطوح دسترسی مختلف:
برای اعضای تیم، سطوح دسترسی متفاوتی تعیین کنید تا کنترل بیشتری بر روی تغییرات داشته باشید. - ✳️
3. افزودن اعضای تیم به برنامه:
اعضای تیم خود را به برنامه دعوت کنید تا بتوانند در وظایف مشارکت داشته باشند. - ✳️
4. ایجاد سطلها (Buckets):
وظایف را بر اساس مراحل انجام، نوع کار یا مسئولیتها در سطلهای مختلف دستهبندی کنید. - ✳️
5. تعیین وظایف به اعضای تیم:
هر وظیفه را به یک یا چند عضو تیم اختصاص دهید تا مسئولیت مشخص شود. - ✳️
6. تعیین تاریخ شروع و پایان:
برای هر وظیفه، تاریخ شروع و پایان مشخص کنید تا زمانبندی دقیقی داشته باشید. - ✳️
7. بهرهگیری از برچسبها (Labels):
از برچسبها برای مشخص کردن اولویت، نوع کار یا وضعیت وظایف استفاده کنید. - ✳️
8. افزودن چک لیستها (Checklists):
برای وظایف پیچیده، چک لیست اضافه کنید تا مطمئن شوید تمام مراحل به درستی انجام شدهاند. - ✳️
9. پیوست فایلها و لینکها:
فایلها و لینکهای مرتبط با وظیفه را به آن پیوست کنید تا دسترسی آسانتری داشته باشید. - ✳️
12. بهرهگیری از نمای نموداری (Chart View):
از نمای نموداری برای دیدن وضعیت کلی پروژه و پیشرفت وظایف استفاده کنید. - ✳️
13. بهرهگیری از نمای زمانبندی (Schedule View):
از نمای زمانبندی برای بررسی تداخل وظایف و مدیریت بهتر زمان استفاده کنید. - ✳️
14. مرتبسازی و فیلتر کردن وظایف:
وظایف را بر اساس معیارهای مختلف مرتب و فیلتر کنید تا به راحتی به وظایف مورد نظر دسترسی پیدا کنید. - ✳️
15. بهرهگیری از Planner در Teams:
Planner را به تبهای Teams اضافه کنید تا دسترسی سریعتری به برنامههای خود داشته باشید. - ✳️
16. همگامسازی با تقویم Outlook:
Planner را با تقویم Outlook خود همگام کنید تا از سررسید وظایف مطلع شوید. - ✳️
17. بهرهگیری از امکان نظردهی:
از امکان نظردهی برای بحث و تبادل نظر در مورد وظایف استفاده کنید. - ✳️
18. کپی کردن وظایف:
برای صرفهجویی در زمان، وظایف مشابه را کپی کنید. - ✳️
19. بهرهگیری از اپلیکیشن موبایل Planner:
از اپلیکیشن موبایل Planner برای دسترسی به برنامهها و وظایف خود در هر زمان و مکانی استفاده کنید.
با بهرهگیری از این ترفندها، میتوانید Planner را به ابزاری قدرتمندتر و کارآمدتر برای مدیریت پروژهها و وظایف خود تبدیل کنید.
با بهرهگیری از این نکات، میتوانید یک تجربه موفق در مایکروسافت Planner داشته باشید.
1. ایجاد یک Plan از ابتدا
برای شروع، کافیست Planner را باز کرده و روی دکمه “+ New plan” کلیک کنید. یک نام مناسب برای Plan خود انتخاب کرده و تعیین کنید که آیا میخواهید آن را به صورت عمومی یا خصوصی نگه دارید. با انتخاب گزینه خصوصی، فقط اعضای تیم شما میتوانند به Plan دسترسی داشته باشند. گزینه عمومی برای زمانی مناسب است که میخواهید Plan در دسترس کل سازمان باشد. بهخاطر داشته باشید که نام Plan را میتوانید بعداً هم تغییر دهید. در صورت نیاز میتوانید توضیحات مختصری درباره اهداف Plan در قسمت توضیحات وارد کنید. با انجام این مراحل، شما یک Plan خالی ایجاد کردهاید که میتوانید با اضافه کردن وظایف و افراد، آن را تکمیل کنید.
2. اضافه کردن وظایف (Tasks)
وظایف، قلب تپنده هر Plan هستند. برای اضافه کردن یک وظیفه، روی دکمه “+ Add a task” در زیر یک Bucket کلیک کنید. برای هر وظیفه، یک نام مشخص، تاریخ شروع و پایان، و فرد مسئول تعیین کنید. میتوانید برچسبهای رنگی (Labels) به وظایف اضافه کنید تا دستهبندی و اولویتبندی آنها آسانتر شود. برای توضیحات بیشتر، از قسمت “Notes” استفاده کنید تا جزئیات مربوط به وظیفه را ثبت کنید. اضافه کردن چکلیست به وظایف کمک میکند تا زیرمجموعهها و مراحل انجام کار را مشخص کنید. فایلها و لینکهای مرتبط با وظیفه را نیز میتوانید به آن پیوست کنید.
3. ایجاد Bucketها برای سازماندهی
به طور پیشفرض، یک Bucket به نام “To do” وجود دارد، اما میتوانید Bucketهای دیگری با نامهای دلخواه ایجاد کنید (مانند “In progress”، “Completed”، “QA” و غیره). برای ایجاد یک Bucket جدید، روی دکمه “+ Add new bucket” کلیک کنید. وظایف را به راحتی با کشیدن و رها کردن بین Bucketها جابجا کنید. نام Bucketها را میتوانید در هر زمان تغییر دهید. بهرهگیری از ایموجیها در نام Bucketها میتواند به جذابیت و خوانایی بیشتر کمک کند. با توجه به ماهیت پروژه، ساختار Bucketها را تعیین کنید.
4. بهرهگیری از برچسبها (Labels) برای اولویتبندی
برچسبها ابزاری قدرتمند برای اولویتبندی و دستهبندی وظایف هستند. Planner به شما اجازه میدهد تا 6 برچسب رنگی مختلف را به وظایف اختصاص دهید. برای اختصاص یک برچسب، روی وظیفه کلیک کرده و سپس روی برچسب مورد نظر کلیک کنید. نام هر برچسب را میتوانید به دلخواه تغییر دهید (مانند “High Priority”، “Bug”، “Feature Request”). از برچسبها برای فیلتر کردن و مرتبسازی وظایف در نمای Board استفاده کنید. بهتر است یک سیستم برچسبگذاری یکپارچه در کل تیم ایجاد کنید تا ابهام از بین برود. از رنگها برای نشان دادن میزان فوریت یا اهمیت وظایف استفاده کنید.
5. تعیین تاریخ سررسید (Due Dates)
تعیین تاریخ سررسید برای هر وظیفه، برای مدیریت زمان و جلوگیری از تاخیر بسیار مهم است. 
هنگام ایجاد یا ویرایش یک وظیفه، تاریخ سررسید را از تقویم انتخاب کنید. Planner به طور خودکار یادآوریهایی را قبل از تاریخ سررسید برای افراد مسئول ارسال میکند. میتوانید از نمای “Calendar” برای مشاهده وظایف بر اساس تاریخ سررسید استفاده کنید. در صورت نیاز به تغییر تاریخ سررسید، به راحتی میتوانید آن را بهروزرسانی کنید. جهت اطمینان از واقعبینانه بودن تاریخهای سررسید، با افراد مسئول مشورت کنید. وظایفی که تاریخ سررسیدشان گذشته است، به طور برجسته نمایش داده میشوند.
6. اختصاص افراد به وظایف
برای اختصاص یک فرد به یک وظیفه، روی وظیفه کلیک کرده و سپس نام فرد را از لیست اعضای Plan انتخاب کنید. یک وظیفه میتواند به چند نفر اختصاص داده شود. Planner به طور خودکار اعلانی را برای افراد مسئول ارسال میکند. افراد مسئول میتوانند وظایف اختصاص داده شده به خود را در نمای “My Tasks” مشاهده کنند. قبل از اختصاص یک وظیفه به یک فرد، از در دسترس بودن و توانایی او برای انجام کار مطمئن شوید. در صورت تغییر مسئولیتها، میتوانید افراد مسئول را تغییر دهید. توزیع عادلانه وظایف بین اعضای تیم، به افزایش بهرهوری کمک میکند.
7. اضافه کردن چکلیست (Checklist)
برای اضافه کردن یک چکلیست به یک وظیفه، روی وظیفه کلیک کرده و سپس روی دکمه “+ Add checklist item” کلیک کنید. با علامت زدن هر آیتم، پیشرفت کار را پیگیری کنید. میتوانید آیتمهای چکلیست را حذف یا ویرایش کنید. نمایش تعداد آیتمهای انجام شده در مقابل کل آیتمها، دید خوبی از پیشرفت کار ارائه میدهد. چکلیستها برای وظایف تکراری بسیار مفید هستند. از چکلیستها برای اطمینان از انجام تمام مراحل ضروری استفاده کنید.
8. پیوست کردن فایلها
میتوانید فایلهای مرتبط با یک وظیفه را به آن پیوست کنید. برای پیوست کردن یک فایل، روی وظیفه کلیک کرده و سپس فایل مورد نظر را از کامپیوتر خود انتخاب کنید یا از OneDrive اضافه کنید. فایلهای پیوست شده به وظیفه، برای همه اعضای Plan در دسترس هستند. میتوانید فایلهای پیوست شده را دانلود یا پیشنمایش کنید. بهرهگیری از نامهای مناسب برای فایلها، به یافتن سریعتر آنها کمک میکند. محدودیت حجم فایلهای پیوست شده را در نظر داشته باشید.
9. بهرهگیری از نمای Charts
نمای Charts دید بصری خوبی از پیشرفت کلی Plan ارائه میدهد. میتوانید نمودارهایی از وضعیت وظایف، افراد مسئول و Bucketها را مشاهده کنید. از این نما برای شناسایی گلوگاهها و مشکلات احتمالی استفاده کنید. میتوانید از اطلاعات نمودارها برای تصمیمگیریهای آگاهانهتر استفاده کنید. به طور مرتب نمای Charts را بررسی کنید تا از روند پیشرفت پروژه مطلع شوید.
10. بهرهگیری از نمای Schedule
نمای Schedule وظایف را بر اساس تاریخ سررسید در یک تقویم نمایش میدهد. میتوانید وظایف را به راحتی با کشیدن و رها کردن در تقویم جابجا کنید. نمای Schedule برای برنامهریزی بلندمدت بسیار مفید است. میتوانید تقویم Planner را با Outlook Calendar خود همگامسازی کنید. از نمای Schedule برای تعیین زمانبندی جلسات و رویدادهای مرتبط با پروژه استفاده کنید. با بررسی نمای Schedule، از تعادل بار کاری بین اعضای تیم مطمئن شوید.
11. فیلتر کردن وظایف
Planner به شما اجازه میدهد تا وظایف را بر اساس کلمات کلیدی، افراد مسئول، برچسبها و تاریخ سررسید فیلتر کنید. از فیلترها برای تمرکز بر روی وظایف با اولویت بالا استفاده کنید. میتوانید از ترکیب فیلترهای مختلف برای یافتن دقیقتر وظایف استفاده کنید. از فیلترها برای گزارشگیری و تحلیل دادهها استفاده کنید. با ذخیره فیلترهای پرکاربرد، در زمان خود صرفهجویی کنید.
12. مرتبسازی وظایف
وظایف را میتوان بر اساس عنوان، تاریخ سررسید، اولویت و فرد مسئول مرتب کرد. مرتبسازی بر اساس عنوان، برای یافتن سریعتر وظایف مفید است. میتوانید از مرتبسازی برای گزارشگیری و تحلیل دادهها استفاده کنید. با بهرهگیری از مرتبسازی و فیلتر کردن، دید بهتری نسبت به وضعیت پروژه پیدا کنید. ترکیب مرتبسازی و فیلتر کردن، ابزاری قدرتمند برای مدیریت وظایف است.
13. بهرهگیری از مایکروسافت Teams
Planner به طور یکپارچه با مایکروسافت Teams کار میکند. میتوانید یک Plan را به عنوان یک Tab در یک کانال Teams اضافه کنید. این کار به اعضای تیم امکان میدهد تا به راحتی به Plan دسترسی داشته باشند و با هم همکاری کنند. نوتیفیکیشنهای مربوط به Planner در کانال Teams نمایش داده میشوند. میتوانید از Teams برای بحث و تبادل نظر درباره وظایف استفاده کنید. بهرهگیری از Planner در Teams، ارتباطات و همکاری را بهبود میبخشد. با ادغام Planner و Teams، یک فضای کار یکپارچه ایجاد کنید.
14. بهرهگیری از Power Automate
با بهرهگیری از Power Automate میتوانید گردشکارهای خودکار ایجاد کنید. مثلا میتوانید یک Flow ایجاد کنید تا هنگام ایجاد یک وظیفه جدید، یک نوتیفیکیشن ایمیل ارسال شود. میتوانید از Power Automate برای همگامسازی Planner با سایر برنامهها استفاده کنید. با بهرهگیری از Power Automate، بهرهوری خود را افزایش دهید. برای شروع، میتوانید از الگوهای آماده Power Automate استفاده کنید. با Power Automate، Planner را به یک ابزار قدرتمندتر تبدیل کنید.
15. کپی کردن Plan
اگر میخواهید یک Plan مشابه را برای پروژههای دیگر استفاده کنید، میتوانید آن را کپی کنید. این کار باعث صرفهجویی در زمان میشود و از ایجاد مجدد Plan از ابتدا جلوگیری میکند. هنگام کپی کردن یک Plan، میتوانید انتخاب کنید که آیا میخواهید وظایف، افراد مسئول و تاریخ سررسیدها را کپی کنید یا خیر. با کپی کردن Plan، یک ساختار استاندارد برای پروژههای مشابه ایجاد کنید. قبل از کپی کردن Plan، از دقیق و کامل بودن آن مطمئن شوید. از کپی کردن Plan برای ایجاد الگوهای پروژه استفاده کنید. با کپی کردن Plan، یک نقطه شروع خوب برای پروژههای جدید داشته باشید.
16. خروجی گرفتن از Plan
میتوانید از Plan خود یک خروجی اکسل (Excel) بگیرید. این کار به شما امکان میدهد تا دادههای Plan را در یک صفحه گسترده تجزیه و تحلیل کنید. میتوانید از دادههای خروجی برای ایجاد گزارشها و نمودارهای سفارشی استفاده کنید. با خروجی گرفتن از Plan، یک نسخه پشتیبان از دادههای خود داشته باشید. از دادههای خروجی برای انتقال اطلاعات به سایر برنامهها استفاده کنید. با بهرهگیری از اکسل، دادههای Planner را به روشهای مختلف بررسی کنید. خروجی گرفتن از Plan، امکانات بیشتری برای تحلیل دادهها فراهم میکند.
17. تنظیمات نوتیفیکیشنها
Planner به شما اجازه میدهد تا تنظیمات نوتیفیکیشنهای خود را سفارشی کنید. میتوانید انتخاب کنید که چه نوع نوتیفیکیشنهایی را دریافت کنید (مانند نوتیفیکیشنهای مربوط به وظایف جدید، وظایف تکمیل شده و تغییرات در Plan). میتوانید نوتیفیکیشنها را از طریق ایمیل یا در برنامه Planner دریافت کنید. نوتیفیکیشنهای غیرضروری را خاموش کنید تا از ایجاد مزاحمت جلوگیری شود. با تنظیم دقیق نوتیفیکیشنها، از اتلاف وقت جلوگیری کنید. تنظیمات نوتیفیکیشنها را مطابق با نیازهای خود سفارشی کنید.
18. بهرهگیری از کلیدهای میانبر
برای مشاهده لیست کامل کلیدهای میانبر، به مستندات مایکروسافت Planner مراجعه کنید. با یادگیری کلیدهای میانبر پرکاربرد، بهرهوری خود را افزایش دهید. بهرهگیری از کلیدهای میانبر، کار با Planner را آسانتر میکند. با تمرین، بهرهگیری از کلیدهای میانبر به یک عادت تبدیل میشود. با بهرهگیری از کلیدهای میانبر، در زمان خود صرفهجویی کنید. کلیدهای میانبر، یک ابزار قدرتمند برای کاربران حرفهای هستند.
19. مرتب نگه داشتن Plan
برای استفاده موثر از Planner، باید Plan خود را مرتب نگه دارید. وظایف تکمیل شده را بایگانی کنید یا حذف کنید. Bucketهای غیرضروری را حذف کنید. نام وظایف و Bucketها را به طور منظم بهروزرسانی کنید. با مرتب نگه داشتن Plan، از ایجاد سردرگمی جلوگیری کنید. نگهداری منظم Plan، کارایی آن را افزایش میدهد.
